Vi står för ett ärligt, respektfullt
och etiskt uppförande

Efterlevnad i förhållande till lagar, förordningar och Alfa Lavals affärsprinciper

Det är viktigt för Alfa Laval att bedriva sin verksamhet på ett ärligt sätt, med integritet och respekt för andra. Detta innebär att Alfa Laval inte bara följer sina egna affärsprinciper samt gällande lagar och förordningar i de länder där bolaget bedriver verksamhet, utan det handlar även om en fast beslutsamhet om att följa de högsta etiska standarderna när det gäller affärsbeteende. Alfa Laval följer utvecklingen avseende internationell lagstiftning på nära håll, sociala standarder och frivilliga initiativ, inklusive arbetet mot mutor och korruption.

Under 2022 fortsatte och förstärktes arbetet med att skapa ett program för efterlevnad och etik som omfattar Alfa Lavals affärs­principer, styrdokument och efterlevnadsregelverk. Styr­dokumenten utgörs av policyer, direktiv och förfaranden. Att följa styrdokumenten är obligatoriskt för alla medarbetare i Alfa Laval-­koncernen. Efterlevnadsramverket är en uppsättning standarder som ska implementeras av de lokala bolagen.

Styrning

Under 2022 fortsatte utvecklingen av konceptet med tre försvarslinjer. Detta är en modell för att säkerställa efterlevnad och en god arbetsmiljö, identifiera brister och se till att åtgärder vidtas för att åtgärda upptäckta brister. Konceptet används för att säkerställa god styrning och säkerställa efterlevnad i hela bolaget. Första linjen utgörs av chefer på global nivå, och andra linjen utgörs av koncernfunktionen som representerar tillsynsfunktioner. Tredje försvarslinjen utgörs av internrevision, externa revisorer och externa tillsynsmyndigheter.

De tre försvarslinjerna är uppsatta så att den andra försvarslinjen skapar efterlevnadskrav, checklistor och kontroller, vilka kallas för minsta möjliga interna kontrollkrav (Minimal internal control requirements, MICR). Dessa kontrollkrav skickas till första försvarslinjen. Första försvarslinjen har ansvar för att svara på kraven genom att förklara hur de agerar för att efterleva dem. Informationen samlas in av andra försvarslinjen och analyseras som ett verktyg för riskbedömning. Utifrån riskbedömningen sätts programmen för internrevision ihop. Internrevisionen utmanar sedan både första och andra försvarslinjen genom att säkerställa första försvarslinjens efterlevnad och att andra försvarslinjen använder ändamålsenliga kontroller. Att säkerställa efterlevnad görs därmed både genom att agera på bristfälligheter i första linjen, eller genom att se till att styrdokument som utarbetats av andra försvarslinjen är uppdaterade.

Risk and Compliance Board är bolagets tillsynsorgan. Rådet utnämns av koncernledningen i syfte att ansvara för att granska ändamålsenligheten i riskhantering och efterlevnadsprocesserna ­
i bolaget. Rådet säkerställer identifiering, bedömning, motåtgärder och övervakning av företagsövergripande risker. De säkerställer också implementering och administration av bolagets policyer, direktiv och etiska program, inklusive affärsprinciperna.

Alla chefer har ansvar för att säkerställa efterlevnad av Alfa Lavals policyer, inklusive policyn för arbete mot mutor och korruption samt implementeringen av lokala vägledningar. Linjecheferna utbildas löpande för att bibehålla kunskap och medvetenhet kring den senaste utvecklingen av Alfa Lavals bolagspolicyer och globala efterlevnadsprogram.

Rapportering om överträdelser

Alfa Laval uppmuntrar sina medarbetare att rapportera alla far­hågor som rör faktiska eller potentiella överträdelser av affärsprinciperna eller lagen samt oetiskt beteende. Ett företagsövergripande visselblåsarsystemet med namnet ”Speak up!” gör det möjligt för både interna och externa intressenter att rapportera misstänkta överträdelser anonymt. Alfa Lavals visselblåsarsystem är ett säkert och effektivt verktyg som gör det möjligt för medarbet­arna att bekämpa bedrägeri och upprätthålla bolagets goda anseende. Systemet följer EU:s dataskyddsförordning (GDPR) liksom EU:s visselblåsardirektiv.

Under 2022 fokuserade Alfa Laval ytterligare på att utveckla arbetet med EU:s visselblåsardirektiv. Att informera Alfa Lavals medarbetare och intressenter om visselblåsarsystemet samt att uppmuntra dem att rapportera misstankar om oegentligheter har varit en viktig del av arbetet. I vissa länder har Alfa Laval inrättat en särskild supporttelefon för visselblåsare, tillsammans med ett webbaserat stödsystem.

Arbete mot mutor och korruption

Alfa Laval har nolltolerans mot alla former av mutor och korruption. Den internationella omfattningen på Alfa Lavals försäljningsorganisation innebär att bolaget är aktivt i åtskilliga länder där det finns en hög korruptionsrisk. Ett av de många verktyg Alfa Laval använder för att bedöma risker är Transparency International’s Corruption Perception Index.

Alfa Lavals policy för arbete mot mutor och korruption beskriver de förväntningar bolaget har på sina medarbetare. Alfa Lavals arbete mot mutor och korruption bygger på de sex stegen som beskrivs i UK Bribery Act och baseras på metodiken ”motverka, identifiera och korrigera”. Riskbedömningar görs på global nivå. Inga offentliga rättsprocesser kring korruption har inletts mot organisationen eller dess anställda under redovisningsperioden.

Fokus på utbildning

Andel anställda som utbildats i antikorruption:

Utbildningen om antikorruption är en e-learningkurs som alla medarbetare kan genomgå. Utöver denna utbildning anordnas klassrumsutbildningar baserade på riskbedömningar och på begäran från organisationen. Vid dessa utbildningar får del­tagarna möjlighet att få djupare insikter och ha diskussioner om ämnesområdet.

Andelen tjänstemän som utbildats i antikorruption under 2022 var något lägre (två procentenheter lägre) än ­för 2021. Förklaringen till dessa är att antalet tjänstemän ökat signifikant under året, i och med bland annat två större företagsförvärv. Arbetet med att säkerställa att alla tillkommande anställda från dessa organisationer utbildas i antikorruption pågår.

Ansvarsfull handel

Under 2022 kom efterlevnad av krav på Ansvarsfull handel inom affärsprinciperna upp som en högsta prioritet. Alfa Laval lägger ner mycket arbete på att säkerställa full efterlevnad av lagar och regler i en komplex värld där handelsförbud och sanktioner förändras snabbt.

Ansvarsfulla inköp

Vid inköp av material och resurser har Alfa Laval ansvar för att uppfylla bolagets etiska standarder och dess leverantörer måste vara i linje med Alfa Lavals hållbarhetsåtaganden.

En global försörjningsorganisation med stark regional närvaro

Alfa Laval har fler än 40 produktionsanläggningar och distributionscenter ­i Europa, Asien och Nordamerika. Bolagets globala inköpsorganisation definierar strategin för hantering av leverans- och leverantörshantering, samtid­igt som ansvaret för inköp av produkter och tjänster utövas lokalt. Alfa ­Laval har organiserat verksamheten kring åtta råvaror: råmaterial, gjutning & smide, maskiner & processer, el & komponenter, egenutvecklade delar, indirekt produktion, maskiner & utrustning samt indirekt & tjänster. Vi definierar1) en leverantör som alla verksamheter, företag, organisationer eller andra enheter som säljer, eller avser att sälja alla typer av varor eller tjänster till Alfa Laval, inklusive leverantörens anställda, agenter och andra representanter.

Ansvarsfulla inköp

Alfa Lavals affärsprinciper ligger till grund för inköpsprocessen. Implementering och uppföljning av Alfa Lavals Business Principles for Suppliers Policy genomförs i hela inköpsorganisationen, där Alfa Laval Supplier Risk and Compliance Council har en viktig roll i att följa upp resultat och möjliggöra löpande förbättringar. Vår nuvarande styrgrupp för hållbara inköp sätter upp fokusområden inom inköp för bidrag till Alfa Lavals hållbarhetsagenda.

För att ha en ansvarfull och hållbar värdekedja krävs samarbete med leverantörerna. Genom tydliga förväntningar, riskhantering och ett strukturerat sätt att arbeta med med att följa upp och förhindra risker av risker minskas riskexponeringen. Genom ökad kunskap om hållbarhetsrisker är det möjligt att bli mer proaktiv och arbeta tillsammans med leverantörerna mot en hållbar verksamhetstillväxt och hållbarhet.

Förväntningar

Alfa Laval Business Principles for Suppliers Policy utgör tillsammans med våra leverantörsavtal basen för våra förväntningar på hållbarhet ­i leverantörsbasen. Leverantörerna förväntas bekanta sig med policyn och de ansvarar för att följa och till fullo införliva affärsprinciperna i sin egen leverantörskedja.

Hållbarhet är ett mål för våra fyra strategiska leverantörsprogram och ­i­ alla våra råvarustrategier. Under 2022 var åtgärder för att bekämpa ­klimatförändringarna ett fokusområde inom hållbarhet för inköpsorganisationen. Alfa Laval ansvarar inte bara för att hjälpa kunder att minska sina utsläpp, utan också för att vi gör samma sak själva och uppnår samma mål som vi förväntar oss av våra leverantörer.​

Utvärdering

Alfa Lavals inköpsprocess drar upp riktlinjerna för hur vi väljer ut och utvärderar potentiella leverantörer i hela organisationen. Det är viktigt för Alfa Laval att inleda samarbeten med leverantörer som inte bara levererar ­i enlighet med våra förväntningar utan som också delar våra hållbarhetsambitioner. För att kunna utvärdera nya leverantörer och säkerställa att vi vet vem vi gör affärer med använder vi utvärderingsverktyg som frågeformulär, utvärderingar av hållbarhetsprogram och, vid behov, revisioner.

Riskanalys och riskminskning

För oss innebär riskhantering att förstå och minska riskerna i leverantörs­kedjan. För att identifiera fokusområden gällande risker använder inköpsorganisationen externa uppgifter till kritiska indikatorer som exempelvis index för antikorruption, miljöfrågor och arbetsvillkor samt interna data och insikter. Genomförda revisioner och dialoger med leverantörer ger värdefull input för att förbättra riskkontrollprocessen.

En bedömning av leverantörsrisken (se bild på sidan 81) omfattar en inledande gallring för att säkerställa prioritering av de leverantörer som löper högst risk för överträdelser av affärsprinciperna.

Beroende på de identifierade riskernas karaktär kommer inköpsteamet att minska riskerna på olika sätt. Riskminskningsåtgärderna utvecklas individuellt från fall till fall med stöd av Alfa Laval Supplier Risk and Compliance Council och en handlingsplan som omfattar ett program för noggrann uppföljning.

Uppföljning

Alfa Laval har ett stabilt uppföljningsprogram som omfattar verksamhetsgranskningar av strategier för undergrupper av råvaror, workshops för leverantörer, en utmärkelse för mest hållbara praxis, för att bara nämna några. Vi har också ett revisionsprogram där Alfa Lavals internt certifierade revisor även genomför olika revisioner av våra leverantörer. Leverantörernas övergripande förmåga att leverera produkter och material i enlighet med Alfa Lavals krav bedöms, specifika tillverkningsprocesser genomgår revisioner och det finns affärsprinciper för leverantörer. Revisionerna av affärs­principer är hållbarhetsrevisioner inklusive områden som miljö, hälsa och säkerhet, mänskliga rättigheter samt social praxis hos leverantören.

Alfa Lavals inköpsorganisation har två nyckeltal för hållbarhet, granskningar utifrån affärsprinciperna och klimatprojekt Efter två år av reserestriktioner på grund av covid har antalet revisioner på plats ökat igen under 2022 och våra revisorer genomförde 74 granskningar utifrån affärsprinciperna för att säkerställa leverantörernas efterlevnad avseende affärsprinciperna, främst i Kina, Indien och Mexiko. För mer information om klimatprojekt, se sidorna 60–64.

Korrigerande åtgärder

Om en leverantör vid en granskning visar sig bryta mot reglerna genom en rapporterad händelse, en riskanalys eller en uppföljningsaktivitet, som en revision, hanteras den överenskomna handlingsplanen av den ansvariga leverantören. Leverantörer med allvarliga överträdelser får en begränsad tid för att implementera de nödvändiga förbättringarna med stöd av ett effektivt leverantörsutvecklingsprogram samtidigt som fallet eskaleras och övervakas. Om en godkänd leverantör inte uppfyller Alfa Lavals förväntningar på resultat eller efterlevnad efter hjälp från Alfa Laval, eskaleras ärendet till Supplier Risk Council. En eskalering kommer om den inte blir löst, att leda till ett beslut om att pausa verksamheten eller till och med fasa ut och avsluta avtalet mellan Alfa Laval och leverantören.

Alfa Laval följer upp alla fall av identifierad potentiell eller faktisk negativ påverkan från en granskning utifrån affärsprinciperna med en förbättrad åtgärdsplan. Granskningarna utifrån affärsprinciperna fokuserar särskilt på sex kritiska områden: barnarbete, unga arbetare, tvångsarbete, föreningsfrihet, hälsa och säkerhet, brandskydd och miljö. Avvikelser på något av dessa områden kräver omedelbar rättelse, både från nya och etablerade leverantörer.

De vanligaste avvikelserna de senaste åren har varit på områdena hälsa och säkerhet, övertid/låga löner, krisberedskap och miljöskydd.

Ständiga förbättringar

Alfa Lavals arbete med leverantörskedjan förbättras fortlöpande för att säkerställa anpassning till nya hållbarhetskrav och lagstiftning samt för att utveckla bästa praxis, och vi är medvetna om behovet att arbeta med våra utvecklingsområden. Ett flertal projekt för utveckling av hållbara inköp pågår, och har en koppling till bland annat process- och systemutveckling, datainsamling, utveckling av rapportering och kommunikation. För de senaste uppdateringarna, se alfalaval.com.

Den amerikanska lagen Dodd-Frank Act

Den amerikanska lagen Dodd-Frank Act kräver att företag genomför due diligence/granskningar för att säkerställa att de mineraler som används ­­i deras produkter inte har köpts in från gruvor som finansierar väpnade grupper som gör sig skyldiga till brott mot de mänskliga rättigheterna. Alfa Laval har sedan 2013 följt den företagsövergripande policyn för konfliktmineraler som finns tillgänglig på alfalaval.com. En plattform för leverantörsbedömningar används för att öka transparens och synlighet i syfte att identifiera leverantörer som kräver en bedömning. Under 2022 initierade Alfa Laval en dialog samt ställde efterlevnadskrav på 432 leverantörer.

Modern Slavery Act

Tvångsarbete och människohandel är allvarliga globala problem. Alfa Laval har nolltolerans för dessa brott inom sin organisation och leverantörskedja. Modern Slavery är inkluderat i utbildningsprogram för med­arbetare och leverantörer, liksom i övervakning, granskning och uppföljningsaktiviteter med leverantörer. Läs mer i Alfa Lavals uttalande om Modern Slavery Act som finns tillgängligt på vår webbplats.