Committed

Står fast vid att göra affärer på ett etiskt sätt

Alfa Laval har åtagit sig att göra affärer på ett etiskt och transparent sätt och förväntar sig också detta av affärspartners. Alfa Lavals affärs­principer anger grundläggande regler för uppförande som alla medarbetare ska följa när de gör affärer. Genom att drivas av våra affärsprinciper kan vi också hitta många möjligheter att bidra till en mer hållbar framtid och påskynda framgång för våra kunder, människor och miljö.

Affärsprinciperna tillämpas på alla bolag inom Alfa Laval-koncernen och gäller alla medarbetare, inklusive tillfälligt anställda och konsulter. De vägleder också relationerna med affärspartners så som leverantörer och kunder.

Det finns interna riktlinjer som hjälper medarbetarna att tillämpa affärsprinciper, med konkreta exempel på hur de bör implementeras i det dagliga arbetet på Alfa Laval.

Under 2023 infördes en ny utbildning i affärs­principerna för att förbättra medarbetarnas medvetenhet och öka kunskapen om affärsprinciperna.

I Alfa Lavals affärsprinciper ingår konceptet ”Protect, Respect and Remedy” (skydda, respektera och åtgärda) utifrån FN:s vägledande principer om företag och mänskliga rättigheter, samt OECD:s riktlinjer för multinationella företag samt koncepten från UK Modern Slavery Act. Affärsprinciperna har godkänts av Alfa Lavals styrelse.

De uppdaterade affärsprinciperna

Det finns fyra grundläggande affärsprinciper: Caring, Committed, Transparency, Planet – som täcker ett antal ämnen som är viktiga för ett ansvarsfullt och hållbart företagande.

Caring

Vi visar omsorg för varje individs rättigheter och möjligheter, inklusive deras säkerhet och välbefinnande. Vi är ett globalt bolag och vi har en stark övertygelse om att mångfald möjliggör att medarbetare kan uppfylla sin fulla potential och vi visar omsorg för varje individs rättigheter och möjligheter.

Affärsprinciperna omfattar:

  • Mänskliga rättigheter
  • Inkludering och mångfald
  • Hälsa och säkerhet
  • Föreningsfrihet
  • Barn- och tvångsarbete
  • Arbetsvillkor

Committed

Vi har åtagit oss att uppträda på ett etiskt korrekt sätt inom vår organisation och i alla externa affärsrelationer. Höga etiska standarder vägleder vårt beteende. Ärlighet, integritet och respekt för andra är värderingar som vi lever och arbetar efter.

Affärsprinciperna omfattar:

  • Arbete mot mutor och korruption
  • Icke-delaktighet
  • Intressekonflikter
  • Rättvis konkurrens
  • Exportkontroll och handels­sanktioner
  • Politiska bidrag
  • Non-complicity

Transparency

Vi för en öppen dialog med alla våra intressenter för att utveckla affärsrelationer som baseras på tillit. Tillit kräver också att vi är försiktiga så att vi inte avslöjar eller kommunicerar konfidentiell information.

Affärsprinciperna omfattar:

  •  Personuppgiftsskydd
  • Konfidentiell information
  • Redovisning och verifiering
  • Företagstillgångar

Planet

Vi befinner oss i en unik position eftersom våra produkter på ett väsentligt sätt bidrar till att minska miljöpåverkan från industriella processer. Vi har också ett ansvar för att löpande minska vår miljöpåverkan på alla områden i vår värdekedja.

Affärsprinciperna omfattar:

  • Miljöpåverkan
  • Ständiga förbättringar
  • Försiktighetsprincipen

Säkerställa efterlevnad av lagar, förordningar
och Alfa Lavals affärsprinciper

Det är viktigt för Alfa Laval att bedriva sin verksamhet på ett ärligt sätt, med integritet och respekt för andra. Det innebär att vi inte bara följer gällande lagar och förordningar i de länder där vi är verksamma, utan att vi också är fast beslutna att följa de högsta etiska normerna för uppförande i affärsverksamheten. Alfa Laval följer utvecklingen avseende internationell lagstiftning på nära håll, sociala standarder och frivilliga initiativ, inklusive arbetet mot mutor och korruption.

Programmet för efterlevnad och etik har vidareutvecklats under 2023, och en modell med tre försvarslinjer har implementerats för att klargöra roller och ansvar i tillämpningen av Alfa Lavals affärsprinciper och underliggande styrdokument. Styrdokumenten utgörs av policyer, direktiv och förfaranden. Att följa styrdokumenten är obligatoriskt för alla medarbetare i Alfa Laval-koncernen.

Styrning

Konceptet med de tre försvarslinjerna är grunden för god styrning. Detta är en modell för att säkerställa efterlevnad och en god arbetsmiljö, identifiera brister och se till att åtgärder vidtas för att åtgärda upptäckta brister. Första linjen utgörs av chefer på global nivå, och andra linjen utgörs av koncernfunktionen som representerar tillsynsfunktioner. Tredje försvarslinjen utgörs av internrevision, externa revisorer och externa tillsynsmyndigheter.

De tre försvarslinjerna på Alfa Laval är uppsatta så att den andra försvarslinjen skapar efterlevnadskrav, checklistor och kontroller, vilka kallas för minsta möjliga interna kontrollkrav (Minimal internal control requirements, MICR). Dessa kontrollkrav skickas till första försvarslinjen, som ska förklara hur de tänker agera för att uppfylla efterlevnad. Informationen samlas in av andra försvarslinjen och analyseras som ett verktyg för riskbedömning. Utifrån riskbedömningen sätts programmen för internrevision ihop. Internrevisionen utmanar sedan både första och andra försvarslinjen genom att säkerställa första försvarslinjens efterlevnad och att andra försvarslinjen använder ändamålsenliga kontroller. Att säkerställa efterlevnad görs därmed både genom att agera på bristfälligheter i första linjen, eller genom att se till att styrdokument som utarbetats av andra försvarslinjen är uppdaterade.

Risk and Compliance Board är bolagets tillsynsorgan. Rådet utnämns av koncernledningen i syfte att ansvara för att granska ändamålsenligheten i riskhantering och efterlevnadsprocesserna i bolaget. Rådet säkerställer identifiering, bedömning, motåtgärder och övervakning av företagsövergripande risker. De säkerställer också implementering och administration av bolagets policyer, direktiv och etiska program, inklusive affärsprinciperna.

Alla chefer är ansvariga för att säkerställa efterlevnad av Alfa Lavals policyer, inklusive ABAC-policyn (Anti-Bribery and Anti-Corruption) och implementeringen av lokala riktlinjer. Linjecheferna utbildas löpande för att bibehålla kunskap och medvetenhet kring den senaste utvecklingen av Alfa Lavals bolagspolicyer och globala efterlevnadsprogram.

Rapportering om överträdelser

Alfa Laval uppmuntrar sina medarbetare att rapportera alla farhågor som rör faktiska eller potentiella överträdelser av affärsprinciperna eller lagen samt oetiskt beteende. Som ett första steg bör medarbetare rapportera dessa frågor till närmaste chef. Om detta inte är möjligt har Alfa Laval ett företagsövergripande visselblåsarsystemet som gör det möjligt för både interna och externa intressenter att rapportera misstänkta överträdelser anonymt. Alfa Lavals visselblåsarsystem är ett säkert och effektivt verktyg som gör det möjligt för medarbetarna att bekämpa bedrägeri och upprätthålla bolagets goda anseende. Systemet följer EU:s dataskyddsförordning (GDPR) liksom EU:s visselblåsardirektiv.

Att informera Alfa Lavals medarbetare och intressenter om visselblåsarsystemet samt att uppmuntra dem att rapportera är en pågående process. I vissa länder har Alfa Laval inrättat en särskild supporttelefon för visselblåsare, tillsammans med ett webbaserat stödsystem.

Arbete mot mutor och korruption

Alfa Laval har nolltolerans mot alla former av mutor och korruption. Den internationella omfattningen på Alfa Lavals försäljningsorganisation innebär att bolaget är aktivt i åtskilliga länder där det finns en hög korruptionsrisk. Ett av de många verktyg Alfa Laval använder för att bedöma risker är Transparency International’s Corruption Perception Index.

Under 2023 lanserade Alfa Laval en uppdaterad ABAC-policy som beskriver de förväntningar bolaget har på sina medarbetare. Den nya policyn är anpassad till ISO 37001 om ledningssystem för anti-korruption för att förbereda för en eventuell framtida certifiering av Alfa Lavals program för anti-korruption. Lanseringen av den uppdaterade policyn åtföljdes av flera ABAC-webbseminarier som besöktes av mer än 2 000 personer. En ny ABAC e-learningkurs lanserades också under året – den är tillgänglig för alla anställda och förväntningen är att varje anställd genomgår denna utbildning minst vartannat år för att upprätthålla medvetenheten.

Fokus på utbildning

Andel anställda som utbildats i antikorruption (per juli 2023) presenteras nedan. Nya kurser introducerades under året och kommer att redovisas under 2024.

80% Koncernledning

77% Tjänstemän

48% Kollektivanställda

Förutom ABAC:s e-learning finns det även klassrumsutbildningar för vissa grupper av anställda baserat på riskbedömningar och på efterfrågan från organisationen. Vid dessa utbildningar får deltagarna möjlighet att få djupare insikter och ha diskussioner om ämnesområdet.

Process för arbete mot mutor och korruption

Åtagande i högsta ledningen

  • Koncernpolicy mot mutor och korruption
  • Risk and Compliance Board
  • Företagets självutvärdering

Riskbedömning

  • Företagsövergripande riskhantering
  • Riskbedömning i leveranskedjan

Proportionerliga förfaranden

  • Riskhanteringsåtgärder
  • Leverantörskontrakt inkluderar klausul om arbetet mot mutor och korruption

Kommunikation och utbildning

  • Information om arbetet mot mutor och
    korruption tillgänglig på intranätet
  • Medarbetarutbildning om arbetet mot mutor och korruption
  • Leverantörsutbildning om arbetet mot mutor och korruption

Due diligence/granskning

  •  Kontroller av tredje part, kontroll av regel­efterlevnad
  • Due diligence/granskning av samman­slagningar och förvärv

Övervakning och granskning

  • Internrevision
  • Visselblåsarfunktion
  •  Årlig hållbarhetsrapportering

Ansvarsfulla inköp

Alfa Laval har ansvar för att säkerställa att inköpta material och resurser uppfyller företagets etiska standarder. Alfa Lavals hållbarhetsåtaganden gäller även för våra leverantörer.

Globala inköp med lokal närvaro

Alfa Laval har fler än 40 produktionsanläggningar och distributions­center i Europa, Asien och Nordamerika. Var och en av dessa förses med råvaror, komponenter, tjänster och andra insatsvaror från globala och lokala leverantörer.

Bolagets globala inköpsorganisation definierar strategin för hantering av leverans- och leverantörshantering, samtidigt som ansvaret för inköp av produkter och tjänster utövas lokalt. Hållbarhet är en integrerad del av råvarustrategierna och de strategiska leverantörsprogrammen.

Ansvarsfulla inköp

Alfa Laval Business Principles for Suppliers Policy utgör tillsammans med våra leverantörsavtal basen för våra förväntningar på hållbarhet i leverantörsbasen. Leverantörerna förväntas bekanta sig med policyn och de ansvarar för att följa och till fullo införliva affärsprinciperna i sin egen leverantörskedja.

Styrgruppen för Responsible Sourcing Programme fastställer fokusområden för att uppnå Alfa Lavals övergripande hållbarhetsagenda när det gäller aktiviteter som kräver samarbete med leverantörer.

Klimatåtgärder var ett fokusområde inom hållbarhet för inköpsorganisationen under 2023. Alfa Laval har ett ansvar att hjälpa våra kunder att minska utsläppen, vi gör samma ansträngningar själva och förväntar oss att klimatåtgärder vidtas även av våra leverantörer.

Supplier Risk and Compliance Council anger riktningen för riktade initiativ för att säkra styrningen. De spelar också en viktig roll i uppföljningen av resultaten för att möjliggöra kontinuerliga förbättringar.

Riskanalys och riskminskning

Ansvarsfulla inköp innebär att man identifierar, bedömer och hanterar risker i leveranskedjan. Riskexponeringen reduceras genom tydliga förväntningar, riskhantering och ett strukturerat sätt att arbeta med riskhantering och med att följa upp.

För att identifiera riskområden gällande risker använder inköpsorganisationen externa uppgifter till kritiska indikatorer som exempelvis index för antikorruption, miljöfrågor och arbetsvillkor samt interna data och insikter. Risker kan också identifieras kontinuerligt genom utvärdering av leverantörer, rapporterade incidenter, riskanalys, visselblåsarfunktionen eller aktiviteter för uppföljning som revisioner.

Riskbedömningen av leverantörer omfattar en inledande granskning av nya leverantörer och en årlig granskning av befintliga leverantörer för att identifiera leverantörer med högst risk för överträdelser av affärsprinciperna och vidta riktade åtgärder.

Riskerna hanteras utifrån den identifierade riskens egenskaper. En plan för korrigerande åtgärder upprättas, och förebyggande åtgärder omfattar riktade aktiviteter och ett program för uppföljning. Riskminimerande åtgärder tas fram från fall till fall med stöd av Supplier Risk and Compliance Council.

Riskanalys handlar inte bara om att minska riskerna för företaget. Genom ökad kunskap om hållbarhetsrisker är det möjligt att bli mer proaktiv och arbeta tillsammans med leverantörerna mot en innovativ och hållbar tillväxt som kan skapa positiv påverkan i hela värdekedjan.

Utvärdering och engagemang av leverantörer

Alfa Lavals inköpsprocess drar upp riktlinjerna för hur vi väljer ut och utvärderar potentiella leverantörer i hela organisationen. Det är viktigt för Alfa Laval att inleda samarbeten med leverantörer som inte bara levererar i enlighet med våra förväntningar utan som också delar våra hållbarhetsambitioner.

Utvärderingsverktyg som frågeformulär, utvärdering av hållbarhetsprogram och revisioner används för att bedöma nya och befintliga leverantörer. Leverantörsengagemang för att främja hållbara inköp omfattar även aktiviteter som workshops för leverantörer och utmärkelser för leverantörer som uppvisar ett exemplariskt hållbarhetsarbete.

Revisioner av leverantörer

Alfa Laval har tydliga nyckeltal för inköp och ett omfattande uppföljningsprogram som inkluderar tre typer av revisioner för leverantörskedjan, affärsprinciper och särskilda processer.

Vid en revision av leverantörskedjan verifierar Alfa Lavals internt certifierade revisor leverantörens förmåga att leverera produkter och material i enlighet med Alfa Lavals krav. Revisioner av specialprocesser är vanligtvis inriktade på leverantörernas tillverkningsmetoder.

Hållbarhetsrevisioner av affärsprinciper är en viktig del av programmet för ansvarsfulla inköp och omfattar områden som miljö, hälsa och säkerhet, mänskliga rättigheter och arbetstagares rättigheter samt insatser mot korruption.

Framförallt fokuserar affärsprinciperna på sex kritiska områden: barnarbete, unga arbetare, tvångsarbete, föreningsfrihet, hälsa och säkerhet, brandskydd och miljö. Avvikelser på något av dessa områden kräver omedelbar rättelse, både från nya och etablerade leverantörer.

Leverantörer med allvarliga överträdelser får en begränsad tid för att implementera de nödvändiga förbättringarna med stöd av ett effektivt program för leverantörsutveckling samtidigt som ärendet intensifieras och övervakas. Bristande efterlevnad utan korrigerande åtgärder kan leda till utfasning eller uppsägning av leverantörs­avtalet med Alfa Laval.

Totalt 73 Business Principles-revisioner genomfördes under 2023, främst i Kina, Indien och Mexiko, länder med en stor leverantörsbas och många tillverkningsenheter. Leverantörer som är föremål för Business Principles-revisioner väljs ut baserat på riskbedömningsprocessen.

De vanligaste avvikelserna som upptäckts vid revisioner av affärs­principerna under de senaste åren har varit inom områdena hälsa och säkerhet, övertid/låg ersättning, krisberedskap och miljöskydd.

Ständiga förbättringar

Alfa Laval tror på ständiga förbättringar som en dynamisk snarare än en statisk process. Vi inser behovet av att arbeta med våra utvecklingsområden och hålla oss informerade om kommande hållbarhetsdirektiv och lagstiftning.

Under 2023 deltog cirka 60 inköpare i kurserna för leverantörs­revisorer i Lund, Richmond, Jiangyin och Kunshan, för att ta de första stegen mot att bli internt certifierade revisorer och säkra revisionsprocessen regionalt. En app för revisioner släpptes också för att stödja revisionsprocessen.

Alfa Lavals affärsprinciper för leverantörer granskas kontinuerligt för att säkerställa överensstämmelse med lagstiftning och andra direktiv. Under 2023 inleddes en översyn av dokumentationen för att anpassa den till de uppdaterade OECD-riktlinjerna för multinationella företag om ansvarsfullt företagande. Vi förväntar oss att våra leverantörer visar samma engagemang för ständiga förbättringar och att de visar framsteg inom alla områden som omfattas av våra affärsprinciper för leverantörer.

Konfliktmineraler

Alfa Laval har en policy som specifikt riktar in sig på konfliktmineraler för att säkerställa att de mineraler som används inte kommer från gruvor som finansierar väpnade grupper som gjort sig skyldiga till brott mot mänskliga rättigheter. En plattform för leverantörsbedömning används för att öka transparensen.

Klimatåtgärder i fokus

Under 2023 initierades flera inköpsaktiviteter för att bidra till Alfa Lavals scope 3 klimatmål att minska utsläppen av växthusgaser med 50 procent till 2030 (med en baslinje 2020).

Som ett exempel initierades ett påverkansbaserat projekt med leverantörer som specifikt inriktade sig på minskningar av växthusgaser. Ett frågeformulär skickades ut till 50 fokusleverantörer som representerar cirka 70 procent av utsläppen från inköpta varor och tjänster. Avsikten var att samla in leverantörsspecifika uppgifter om utsläpp och fråga om eventuella aktiviteter för att minska utsläppen, med betoning på att detta skulle vara ett viktigt bidrag till att minska Alfa Lavals koldioxidavtryck.

Ett annat exempel på klimatåtgärder under 2023 är att våra inköpschefer på distributionscentralerna arbetar med kunder och leverantörer för att ändra flygfraktorder till sjö- eller järnvägstransporter i syfte att minska utsläppen av växthusgaser. Initiativen på kort sikt syftar till ett nära samarbete med kunder och leverantörer för att om möjligt ändra befintliga beställningar av flygfrakt till sjö- eller järnvägstransporter. Det långsiktiga målet är att nå mer hållbara lösningar för frakten redan vid beställningstillfället och undvika transportsätt med hög klimatpåverkan.

Bedömning av leverantörsrisk

Följande tre områden vägleder vår riskbedömning av leverantörer

Landrisk

Risker kopplade till brott mot mänskliga rättigheter och mutor/korruption i landet där leverantören är baserad.

Risker i produkt- och produktionsprocesser

Risk kopplade till hälsa och säkerhet på arbetsplatsen eller miljöpåverkan kopplad till leverantörens produktionsprocesser.

Styrning och policyer

Risk utifrån analyser och granskningar av leverantörens tillgängliga dokumentation i form av policyer och styrning.

Effekter och beroenden av biologisk mångfald

Med hänsyn till de nyligen publicerade rekommendationerna från Taskforce on Nature-related Financial Disclosures (TNFD). Alfa Laval vidtar åtgärder för att bättre förstå vår påverkan på den biologiska mångfalden och beroendet av naturtillgångar.

En första utvärdering med hjälp av den offentligt tillgängliga ENCORE-databasen visar att även om Alfa Lavals direkta beroende av ekosystemtjänster är begränsat, kan vår verksamhet ha en väsentlig påverkan på förlusten av biologisk mångfald, till exempel genom vattenanvändning, utsläpp av växthusgaser och avfall från produktionen. Påverkan i leverantörskedjan är ännu mer betydande, särskilt bortom nivå 1, till exempel i gruvverksamhet.

Baserat på den inledande analysen har Alfa Laval tagit fram en färdplan för att hantera påverkan på den biologiska mångfalden under de kommande åren. Om vi börjar med den direkta påverkan från verksamheten så hanteras de flesta av dessa redan i vår hållbarhetsstrategi med mål om minskning till 2023 och framåt. Vi kommer att fortsätta att vidta åtgärder för att minska vattenanvändningen, öka återvinningen av avfall och begränsa utsläppen av växthusgaser.

I värdekedjan har många av Alfa Lavals produkter en potentiell positiv påverkan på den biologiska mångfalden nedströms genom att hjälpa kunderna att förbättra energi- och resurseffektiviteten. I värdekedjan uppströms arbetar vi nära leverantörerna för att hitta material med lägre påverkan på miljön och den biologiska mångfalden, och på längre sikt kommer vi att överväga mer uttryckliga leverantörskrav, till exempel när det gäller vatten och hantering av avfall.